Ameritec S.A.

Soluciones para Firmas de Abogados

Las oficinas dedicadas a manejar asuntos legales, por su naturaleza deben manejar grandes volúmenes de documentos que continuamente se están consultando y actualizando y que, deben ser conservados de manera segura durante largos periodos de tiempo.

En una oficina de abogados se presentan típicamente los siguientes problemas:

Se deben destinar importantes áreas de las oficinas para el almacenamiento de los documentos.
Los espacios destinados para el almacenamiento de los documentos no siempre son los más adecuados y por ellos se corre el riesgo de que una inundación ó un incendio acabe con la historia de la entidad.
La localización de los documentos es demorada y costosa.
Los documentos físicos son difíciles de poder compartir entre los distintos funcionarios por lo cual se recurre a tomar fotocopias de los expedientes resultando en problemas de seguridad y en altos de costos.

Lo anterior implica un uso poco eficiente de los recursos económicos y humanos.

En este orden de ideas, Ameritec S. A. combina las herramientas que ofrece la tecnología digital con aplicaciones orientadas al manejo de documentos para resolver de manera eficiente y eficaz estos problemas. Esto se hace a través de un Centro de Administración Documental (CAD) al interior de su empresa. Al implantar el CAD en su oficina se obtendrán entre otros los siguientes beneficios:

Administrar de forma eficiente los documentos:

Contar con una herramienta que le permite capturar, organizar, almacenar y recuperar sus documentos de forma eficiente.

La localización de las imágenes de los documentos será muy sencilla, ya que estos se pueden recuperar por varios conceptos con ayuda de los recursos que brinda la tecnología digital.
Se reducen los costos en almacenamiento de documentos.
Evitar interrupción del trabajo cuando algún funcionario retira documentos importantes de la oficina y otras personas no pueden continuar su trabajo sin esa información
El CAD le permitirá manejar los documentos de forma tal que ellos estarán disponibles en el momento en que se requieran atreves de su computador, trabajando bajo un esquema de seguridad que garantiza que solo las personas autorizadas tendrán acceso a ellos.
El CAD le permite que los documentos puedan ser usados por varios funcionarios en forma simultánea, facilitando el trabajo en equipo.

Traslado sencillo y económico de documentos

Al visitar a sus clientes, los abogados puede consultar los documentos desde un computador sin requerir el desplazamiento de los documentos físicos.
El envío de información hacia los clientes se hace mediante el correo electrónico y no usando un funcionario, lo que reduce significativamente los costos y el tiempo de desplazamiento de los documentos.

Almacenamiento adecuado de los documentos

Los documentos físicos pueden ser almacenados en Bodegas especializadas en custodia, ya que la firma cuenta con las imágenes digitales. Esto representa un aumento en la seguridad y una reducción en los costos.
Al no tenerse acceso a los documentos originales se evita el deterioro de los mismos y su posible alteración, bien sea accidental ó malintencionada.
El CAD cuenta con herramientas para controlar el préstamo de los documentos físicos, facilitando el trabajo del administrador del archivo.
El sistema le ayuda a mantener organizado el archivo físico guardando la ubicación precisa de los documentos.

Implementar un CAD en su organización, le permitirá obtener mejores resultados en su trabajo porque cuenta con una herramienta que le ayuda a administrar eficientemente sus documentos.