Ameritec S.A.

Soluciones para Instituciones Educativas

Las instituciones educativas manejan un alto número de documentos relacionados con el registro académico de los estudiantes, las hojas de vida de los docentes, las evaluaciones que periódicamente hacen los alumnos de sus profesores y con todo lo relacionado con el área administrativa.

La información del registro académico de los estudiantes debe conservarse por largos periodos de tiempo, ya que en cualquier momento un ex alumno puede requerir una certificación, sin importar que tanto tiempo haya transcurrido desde su desvinculación con la entidad. Localizar y recuperar esta información muchas veces es costoso pues los archivos no siempre están debidamente organizados. De igual forma sucede con las hojas de vida de los docentes y el personal administrativo, quienes luego de muchos años pueden solicitar documentos relacionados con su contrato laboral, lo cual implica costos altos. Lo anterior implica lo siguiente:

Se deben destinar importantes áreas de las oficinas para el almacenamiento de los documentos.
Los espacios destinados para el almacenamiento de los documentos no siempre son los más adecuados y por ellos se corre el riesgo de que una inundación ó un incendio acabe con la historia de la entidad.
La localización de los documentos es demorada y costosa, lo cual es crítico cuando se deben expedir certificaciones, ya que en algunos casos estas se requieren de forma inmediata.
La gran mayoría de los documentos que forman parte de la Historia Laboral de los funcionarios tienen que ser conservados por muchos años, así el funcionario haya permanecido solo un mes en la empresa.
La consulta de los documentos relacionados con la Historia Laboral debe ser restringida a un grupo pequeño de personas, ya que en ella se guardan documentos que le pertenecen al funcionario y no son de dominio público.

Lo anterior implica un uso poco eficiente de los recursos económicos y humanos.

Ameritec S. A. combina las herramientas que ofrece la tecnología digital con aplicaciones para el manejo de documentos para crear un Centro de Administración Documental (CAD) al interior de su empresa.

Administrar de forma eficiente los documentos:

Contar con una herramienta que le permite capturar, organizar, almacenar y recuperar sus documentos de forma eficiente.
La localización de las imágenes de los documentos será muy sencilla, ya que estos se pueden recuperar por varios conceptos con ayuda de los recursos que brinda la tecnología digital. Los documentos se pueden recuperar por diferentes conceptos como el código del estudiante, el número del documento de identidad, el nombre, etc., lo que hará más sencillo y eficiente el trabajo.

Se reducen los costos en almacenamiento de documentos.
Evitar interrupción del trabajo cuando algún funcionario retira documentos importantes de la oficina y otras personas no pueden continuar su trabajo sin esa información
El CAD le permitirá manejar los documentos de forma tal que ellos estarán disponibles en el momento en que se requieran atreves de su computador, trabajando bajo un esquema de seguridad que garantiza que solo las personas autorizadas tendrán acceso a ellos.
El CAD le permite que los documentos puedan ser usados por varios funcionarios en forma simultánea, facilitando el trabajo en equipo.

Traslado sencillo y económico de documentos

Al visitar a sus clientes, los abogados puede consultar los documentos desde un computador sin requerir el desplazamiento de los documentos físicos.
El envío de información hacia los clientes se hace mediante el correo electrónico y no usando un funcionario, lo que reduce significativamente los costos y el tiempo de desplazamiento de los documentos.

Almacenamiento adecuado de los documentos

Los documentos físicos pueden ser almacenados en Bodegas especializadas en custodia, ya que la firma cuenta con las imágenes digitales. Esto representa un aumento en la seguridad y una reducción en los costos.
Al no tenerse acceso a los documentos originales se evita el deterioro de los mismos y su posible alteración, bien sea accidental ó malintencionada.
El CAD cuenta con herramientas para controlar el préstamo de los documentos físicos, facilitando el trabajo del administrador del archivo.
El sistema le ayuda a mantener organizado el archivo físico guardando la ubicación precisa de los documentos.

Implementar un CAD en su organización, le permitirá obtener mejores resultados en su trabajo porque cuenta con una herramienta que le ayuda a administrar eficientemente sus documentos.