Ameritec S.A.

Soluciones para el Manejo de Recursos Humanos

El Departamento de Recursos Humanos de muchas instituciones tiene que procesar un alto volumen de documentos relacionados con cada empleado desde el momento en que este se vincula: como la hoja de vida, certificaciones de trabajos anteriores, evaluación de competencias, inscripción a la EPS, al Fondo de Cesantías, al Fondo de Pensiones, etc. En la medida en que transcurre el tiempo, se van generando más y más documentos que forman parte de la historia laboral del empleado: promociones, cartas de felicitación, llamados de atención, traslado de Fondo de Pensiones, etc.
Lo anterior implica entre otras cosas los siguientes inconvenientes

Se deben destinar importantes áreas de las oficinas para el almacenamiento de los documentos.
Los espacios destinados para el almacenamiento de los documentos no siempre son los más adecuados y por ellos se corre el riesgo de que una inundación ó un incendio acabe con la historia de la entidad.
La localización de los documentos es demorada y costosa.
Los documentos físicos son difíciles de poder compartir entre los distintos funcionarios por lo cual se recurre a tomar fotocopias de los expedientes resultando en problemas de seguridad y en altos de costos.
La gran mayoría de los documentos que forman parte de la Historia Laboral de los funcionarios tienen que ser conservados por muchos años, así el funcionario haya permanecido solo un mes en la empresa.
La consulta de los documentos relacionados con la Historia Laboral debe ser restringida a un grupo pequeño de personas, ya que en ella se guardan documentos que le pertenecen al funcionario y no son de dominio público.

Lo anterior implica un uso poco eficiente de los recursos económicos y humanos.

Ameritec S. A. combina las herramientas que ofrece la tecnología digital con aplicaciones orientadas al manejo de documentos para resolver de manera eficiente y eficaz estos problemas. Esto se hace a través de un Centro de Administración Documental (CAD) al interior de su empresa. Al implantar el CAD en su oficina se obtendrán entre otros los siguientes beneficios:

Administrar de forma eficiente los documentos:

Contar con una herramienta que le permite capturar, organizar, almacenar y recuperar sus documentos de forma eficiente.

La localización de los documentos será muy sencilla, ya que estos se pueden recuperar por varios conceptos con ayuda de los recursos que brinda la tecnología digital como puede ser un código, la cedula, el nombre, la fecha de retiro, el área en que estuvo vinculado, causa del retiro, etc.
Se reducen los costos en almacenamiento de documentos.
Evitar interrupción del trabajo cuando algún funcionario retira documentos importantes de la oficina y otras personas no pueden continuar su trabajo sin esa información
El CAD le permitirá manejar los documentos de forma tal que ellos estarán disponibles en el momento en que se requieran atreves de su computador, trabajando bajo un esquema de seguridad que garantiza que solo las personas autorizadas tendrán acceso a ellos.
El CAD le permite que los documentos puedan ser usados por varios funcionarios en forma simultánea, facilitando el trabajo en equipo.

Emisión de Certificaciones:

Esta labor tan frecuente en los departamentos de recursos humanos, dejara de ser un problema ya que los documentos correspondientes se pueden localizar fácilmente.

Las certificaciones pueden ser solicitadas y enviadas por correo electrónico aumentando la eficiencia y disminuyendo los costos.

Implementar un CAD en su organización, le permitirá obtener mejores resultados en su trabajo porque cuenta con una herramienta que le ayuda a administrar eficientemente sus documentos.